EcoVadis 2025 ontrafeld: Uw meest prangende vragen

“Elke geloofwaardige stap in duurzaamheid wordt erkend — EcoVadis beloont vooruitgang, niet alleen perfectie.” 

EcoVadis blijft zich ontwikkelen als reactie op de groeiende verwachtingen rond transparantie en meetbare duurzaamheidsimpact. Deze opvolging vult ons oorspronkelijke artikel aan — beschikbaar [hier] — met nieuwe inzichten uit de meest recente beoordelingscyclus, een bijgewerkte scoremethodiek en extra vragen en antwoorden. U vindt praktische adviezen, duidelijke visuals en bruikbare tips om ervoor te zorgen dat uw duurzaamheidsreis gelijke tred houdt met de evoluerende EcoVadis-certificeringsvereisten. 

Let op: de cijfers en verwijzingen in dit artikel zijn in het Engels weergegeven. 

Overzicht: het EcoVadis-beoordelingsproces 

• Registreren: Maak een bedrijfsprofiel aan om uw vragenlijst te personaliseren op sector, grootte en geografische locatie. 

• Voltooien: Beantwoord een beveiligde, meertalige vragenlijst en upload alle ondersteunende documenten. 

• Analyseren: EcoVadis audit en analyseert uw documenten onafhankelijk en vertaalt de antwoorden naar een Scorecard. 

• Scoren: Ontvang online toegang tot uw Scorecard, inclusief een Corrective Action Plan (Plan van Aanpak). 

• Delen: Deel de resultaten met klanten, collega’s en partners. 

Belangrijke tijdslijnen: 

• Van registratie tot Scorecard: ongeveer 2-6 maanden 

• Geldigheid Scorecard: 1 jaar 

Vier pijlers van duurzaamheid & beoordelingsindicatoren 

Elke pijler wordt ondersteund door indicatoren zoals Beleid, Ondersteuning, Maatregelen, Certificeringen, Dekking, Rapportage en de 360 Watch voor externe kwesties. 

Bekijk onze videoserie die EcoVadis uiteenrafelt, van het beoordelingsproces tot het verbeteren van uw score en het behalen van EcoVadis Gouden of zelfs Platinum. 

Veelgestelde vragen over documentatie 

Vraag: Waarom worden documenten afgekeurd in EcoVadis-beoordelingen? 
Een veel voorkomende frustratie bij EcoVadis-beoordelingen is het ontvangen van slechts korte feedback bij afgewezen documenten. Het is belangrijk te begrijpen dat EcoVadis-beoordelaars specifieke redenen geven voor elk afwijzing, zichtbaar binnen de sectie ‘Score Details’ op het platform, maar soms kunnen de verklaringen generiek lijken. 

Veelvoorkomende redenen voor afwijzing zijn: 

• Onvoldoende ondersteunend bewijs: Het document bevatte niet genoeg details of bewijs om uw antwoord te onderbouwen. Bijvoorbeeld wordt een beleid soms beschreven als een lijst van acties in plaats van een formele, gedateerde verklaring van intentie, doelstellingen en targets. Maatregelen en rapporten worden vaak afgekeurd als ze niet voldoende specifieke informatie bevatten die bevestigt dat de vereiste praktijken daadwerkelijk worden toegepast. 

• Verouderde documentatie: Zelfs als de inhoud relevant lijkt, moeten documenten voldoen aan de actuele geldigheidsvereisten. Te oude documenten, zoals verlopen certificeringen of beleid dat de afgelopen jaren niet is herzien, worden gemarkeerd. 

• Buiten scope: Bij beoordelingen op groepsniveau verwijzen documenten soms naar data of praktijken op het niveau van het moederbedrijf zonder duidelijk te maken wat relevant is voor elke dochteronderneming of de specifieke scope van de beoordeling. EcoVadis verlangt bewijs dat duidelijk gerelateerd is aan de entiteit die wordt beoordeeld. 

• Niet overeenkomend met de vraag: Afwijzing kan optreden als het aangeleverde bewijs niet direct aansluit op de specifieke vraag of overbodige informatie bevat. 

Raadpleeg altijd de officiële EcoVadis Document Guide voor geldigheidsdrempels en richtlijnen voor documentopmaak. Controleer bij twijfel of elk document: 

• Duidelijk is gelabeld met uw bedrijfsnaam/logo, 

• Expliciete datums bevat, 

• Authentiek en leesbaar is, 

• Direct ingaat op de beoordelingsvraag. 

Door deze elementen te waarborgen vermindert u het risico op afwijzing en stroomlijnt u het beoordelingsproces. 

Vraag: Welk soort document accepteert u als bewijs dat een training heeft plaatsgevonden

• Handtekeningen van deelnemers lijken niet voldoende, onze documenten zijn afgekeurd. 
• De inhoud van de training moet worden bijgevoegd samen met aanwezigheidslijsten om aan te tonen dat de inhoud relevant was voor de vraag. 

Vraag: Hoe zorgt u dat documenten correct worden geüpload bij meerdere dochterondernemingen met verschillende logo’s? Wat telt? 

• Het groepslogo of de groepsnaam moet op documenten op groepsniveau staan, maar als het document van een dochteronderneming komt en wordt ingediend voor een groepsbeoordeling, is het logo of de naam van de dochteronderneming prima. 

Vraag: Als u documenten in Excel heeft, volstaat het dan om alleen logo en datum toe te voegen om goedkeuring te krijgen? Vorig jaar werden veel documenten afgekeurd vanwege het ontbreken van een datum. 

• Ja, alle Excel-documenten moeten een datum en logo of bedrijfsnaam bevatten. 

EcoVadis-methodologie 

Vraag: Wat betekent “coverage” (dekking) in EcoVadis en hoe worden gedeeltelijke KPIs gewaardeerd? 
Coverage is een cruciale factor in EcoVadis-beoordelingen, vooral voor grote en zeer grote bedrijven, en leidt vaak tot specifieke vragen zoals: “Wordt een metric met minder dan 80% dekking meegerekend, of erkent EcoVadis enkel KPIs boven 80%?” 

Het antwoord is dat EcoVadis ook gedeeltelijke dekking erkent en waardeert — zelfs als deze onder de 80% ligt — zowel bij certificeringen als KPIs. Dekking meet hoe ver een duurzame maatregel, programma of certificering (bijvoorbeeld ISO 14001) is uitgerold over uw operationele sites en personeel. U kunt dit op twee manieren aantonen: 

• Certificaatgedragen dekking: 
  Als uw bedrijf bijvoorbeeld ISO 14001 gecertificeerd is op 10 van de 15 locaties (67% dekking), kent EcoVadis punten toe volgens vaste intervallen. Ook een gedeeltelijke uitrol wordt erkend, dus u krijgt krediet voor vooruitgang, niet enkel voor volledige voltooiing. 

• KPI-gedragen dekking: 
  Acties uitgedrukt als percentage van personeel of activiteiten — bijvoorbeeld “78% van de werknemers getraind op milieuthema’s” — zijn evenzeer geldig. Deze KPIs krijgen punten op een glijdende schaal, afhankelijk van of ze extern worden gevalideerd via een assurance-proces. Extern geverifieerde metrics krijgen volgens EcoVadis hogere scores. 

Het scoresysteem van EcoVadis is ontworpen om stapsgewijze verbeteringen te belonen. Zo werkt het:

Belangrijkste punten 

• Dekking onder 80% levert nog steeds positieve erkenning en draagt bij aan uw totaalscore. 

• Hoe uitgebreider uw dekking, hoe hoger de scorepotentie; gedeeltelijke inspanningen blijven zichtbaar. 

• Als u meerdere waardevolle KPIs met een dekking tussen 51-100% indient, krijgt u een bonus van 25 punten. Daardoor is een score van 100/100 gebaseerd op KPIs alleen mogelijk, zelfs zonder certificeringen. 

• Om uw EcoVadis-resultaat te maximaliseren, levert uRobuuste, actuele bewijzen van implementatie — via certificeringen op een toenemend aantal locaties of meetbare KPIs onder werknemers. 

Veelgestelde vragen over methodologie 

Vraag: Welke typen KPIs moeten worden gebruikt voor de dekking Duurzaam Inkopen? 

• Voor inkoop zijn voorbeeld-KPIs bijvoorbeeld het percentage leveranciers dat uw gedragscode heeft ondertekend, dat is geauditeerd of wiens kopers een duurzaamheidstraining hebben gevolgd. Deze percentages tellen direct mee voor uw dekking en score. 
• Als u uw leveranciersbeoordeling of risicobeoordeling vormgeeft, richt u dan op leveranciers die een significant aandeel in uw uitgaven vertegenwoordigen en overweeg KPIs die de breedte én impact van uw duurzaamheidsacties weerspiegelen. Deze aanpak voldoet niet alleen aan EcoVadis-eisen, maar verbetert ook uw score en transparantie in rapportage. 

Vraag: Geldt de “25 punten bonus voor dekking” ook voor grote bedrijven? 

• Ja, de score voor dekking en bijbehorende bonussen zijn ook beschikbaar voor grote bedrijven, maar de drempels en methoden kunnen verschillen. Bekijk uw scorecriteria voor dekking (locatie- en KPI-gebaseerd) om deze scoringsmogelijkheid optimaal te benutten. Als u een zeer groot bedrijf bent, bekijk dan de aanvullende scorevereisten van EcoVadis. 

Vraag: Wanneer gebruikt u locatie-/entiteitsgebaseerde certificeringsdekking versus KPI-gebaseerde dekking? 

• Certificeringen (bijv. ISO 14001): indien er veel locaties/entiteiten gecertificeerd zijn. 

• KPI’s (bijv. % getraind): als u sterke interne programma’s hebt maar minder certificering. 

Beste praktijk: Gebruik wat de hoogste dekking en meest robuuste, extern geverifieerde bewijzen oplevert. 

Vraag: Zijn er geplande wijzigingen in de methodologie en transparantie daarvan? 

• Methodologische updates worden periodiek uitgevoerd en gedocumenteerd via de EcoVadis-website om duurzame standaarden, regelgeving en verwachtingen bij te houden. 

Vraag: Welke KPIs kunnen we gebruiken voor duurzaam inkopen? 

• EcoVadis biedt voorbeeld-KPIs voor alle pijlers — voor inkopen onder meer % leveranciers die CoC ondertekenden, % geauditeerd, % kopers getraind. Deze percentages tellen ook mee voor dekking. 

Vraag: Hoe kan een bedrijf zijn leveranciersbeoordeling en risicobeoordeling het beste vormgeven om de EcoVadis-score te maximaliseren? 

• Focus op gerichte leveranciers (bijv. top 50% naar bestedingen) en besteed aandacht aan milieutechnische, sociale en ethische risico’s, waarmee per leverancier een risicoscore wordt gegenereerd. Deze scores kunnen gebaseerd zijn op leveranciersvragenlijsten of openbare bronnen. 

Veelgestelde vragen over scoring 

Vraag: Hoe navigeren we door de scorecard-debriefing met EcoVadis? 

• De scorecard debriefing is beschikbaar voor Select- of Corporate-abonnees (of tegen betaling voor andere abonnees) en omvat een gesprek met een EcoVadis-analist waarin uw scorecard diepgaand wordt besproken. EcoVadis heeft een voorbereidingsgids voor dit gesprek. 

Vraag: Hoe kunnen we snel een herbeoordeling krijgen? 

• Uw scorecard is één jaar geldig na publicatie, maar u hoeft niet te wachten tot die verloopt; u kunt altijd eerder een nieuwe beoordeling starten. Als u een fout in de score vermoedt, kunt u hierover een vraag indienen bij EcoVadis via deze link. 

Antwoorden op uw specifieke vragen 

Vraag: Hoe nuttig is de “netwerk” functie voor premium gebruikers (bijv. emissies, HR-gegevens van leveranciers)? 

• De “netwerk” stelt Premium, Select en Corporate gebruikers in staat om duurzaamheidsgegevens van leveranciers op te vragen, waaronder emissies en mensenrechtenindicatoren. U kunt leveranciersscorecards bekijken en gerichte gegevensverzoeken doen, wat het beheer en de transparantie van de duurzaamheidsketen aanzienlijk verbetert. Leveranciers moeten wel instemmen met het delen van hun scorecard en bereid zijn de gevraagde informatie te leveren. 

Vraag: Waarom werd mijn geldig document uit 2013 afgekeurd? 

• De actualiteit van documenten is belangrijk: zelfs als het beleid “technisch geldig” is, hanteert EcoVadis een geldigheidsperiode van acht jaar voor beleid en acties, en twee jaar voor KPI-rapportage.
• Documenten ouder dan 8 jaar worden afgekeurd. Het is beste praktijk om recente documenten (bij voorkeur onder 3 jaar oud) te leveren die de actuele relevantie aantonen. Vernieuw of update uw documenten regelmatig; raadpleeg de EcoVadis Document Guide voor actuele eisen. 

Tip: Voeg herzieningsdata toe of update certificeringen, zelfs als de inhoud hetzelfde blijft, om continue naleving aan te tonen. 

Vraag: Kan ik om een verlenging vragen als ik een herzien vragenlijst niet tijdig kan afronden? 

• Via het EcoVadis-platform en support kunt u verlengingen aanvragen. Een verlenging van acht weken is direct aan te vragen in het platform; voor langere verlengingen neemt u contact op met EcoVadis via hun supportkanalen met een gemotiveerd verzoek. 

Vraag: Waarom worden meerdere beleidsdocumenten over hetzelfde onderwerp (bijv. informatiebeveiliging) niet samen geaccepteerd? 

• EcoVadis accepteert doorgaans geen samengevoegde documenten, tenzij het certificeringen betreft van meerdere sites. Als uw bedrijf meerdere afzonderlijke beleidsdocumenten heeft, meng deze dan niet; upload elk apart als bewijs voor de betreffende vraag of voeg ze op een natuurlijke manier samen in één overkoepelend beleidshandboek. 

Vraag: Delen connecties automatisch uw scorecard? Kunt u bepalen welke gegevens worden gedeeld? 

• Het accepteren van een connectie deelt automatisch uw scorecard. De connectie krijgt geen toegang tot uw documenten, maar wel volledig inzicht in uw scorecard, inclusief sterke punten en verbetergebieden. 

Vraag: Hoe kunt u KPIs intern verifiëren zonder een interne auditafdeling? 

• Gebruik goedkeuring van management, export vanuit HR- of trainingssystemen, of externe verificatie. Leg verifiëringsmethoden duidelijk vast en zorg dat processen traceerbaar en controleerbaar zijn. Let wel: interne verificatie levert geen extra punten op in de EcoVadis-methodologie; alleen externe verificatie geeft extra punten. Om 100/100 te behalen voor rapportage-indicatoren over de vier pijlers moet bewijs van derde-partij verificatie aanwezig zijn. 

Vraag: Moet u documenten indienen die operationele locaties aantonen? 

• Dit is niet verplicht; EcoVadis voert dit zelf uit. Het kan wel helpen om dit direct aan te leveren in een document of in de uitleg bij vraag GEN800. Als locaties buiten de scope vallen, moet dit duidelijk worden onderbouwd. Zonder geldige reden zal EcoVadis sites waarschijnlijk toch meenemen in de score. Een geldige reden kan bijvoorbeeld zijn dat een site recent is overgenomen en nog niet geïntegreerd is. Informeer EcoVadis hiervan vooraf, eventueel via een Inquiry. 

Vraag: Moet u oudere versies van duurzaamheidsrapporten bewaren als bewijs? 
Ja, bewaar alle geldige documenten die een vraag ondersteunen om voortgaande verbetering aan te tonen. Ontkoppel documenten alleen als ze niet langer geldig zijn of eerder zijn afgekeurd. 

Updates 2025 

• Thema-scores worden niet langer afgerond (bijv. 68/100). 

• Thema-gewichten zijn afgestemd op de industrieel risicoprofiel. 

• Continue verbetering is cruciaal om concurrerend te blijven, want medailles worden toegekend op basis van percentielen (bijv. top 5% van alle beoordeelde bedrijven ontvangt goud). 

• Strengere documentatievereisten: bewijzen moeten robuust, actueel en relevant zijn. 

• Voor de maximale score zijn vaak publieke KPIs vereist — duurzaamheidsrapporten zijn dus essentieel. 

Download onze EcoVadis-gids 2025 gemaakt door onze consultants voor alle details over updates in methodologie, processen en meer! 

Praktische tips voor een sterkere beoordeling 

• Zorg dat bewijzen duidelijk gedocumenteerd, authentiek en direct gerelateerd zijn aan de vraag. 

• Maak gebruik van het netwerk voor leveranciersdata — communiceer vooraf wat u gaat opvragen en waarom. 

• Houd de EcoVadis-methodologie-updates regelmatig bij. 

• Vraag tijdig om verlenging indien nodig. 

Wie wij zijn: Duurzaamheid met visie begeleiden 

Als Nexio Projects zijn we een internationale duurzaamheidsadviesorganisatie gevestigd in Rotterdam. We helpen organisaties de stap te maken van compliance naar purpose door ESG-advies te bieden. Met een team van 50+ experts ondersteunen we klanten in diverse sectoren bij ESG-uitdagingen, van decarbonisatiestrategieën tot rapportageramingen. 

Erkend door Verdantix als een top 10 wereldwijde boutique ESG-adviespartner en trotse strategische EcoVadis-partner sinds 2018, hebben we samengewerkt met meer dan 400 organisaties wereldwijd om betekenisvolle, blijvende impact te realiseren. 

Wilt u uw EcoVadis-succes versnellen? Werk samen met Nexio Projects en bereik Gouden of Platinum met deskundige begeleiding en vertrouwen.